Elektronický obchodný dispečing pre plynárenské podniky

2. júla 2012 - 

Za posledných 8 rokov sa fungovanie plynárenského priemyslu, predovšetkým obchodovania s prepravou a skladovaním plynu, od základov zmenilo. Liberalizácia trhu a nárast počtu a zložitosti európskych noriem znemožnili používanie pôvodných spôsobov obchodovania: dlhodobé rámcové zmluvy, veľké objemy prepraveného alebo uskladneného plynu, obmedzený počet zákazníkov a individuálne vyjednávania o zmluvných podmienkach. Rovnako znemožnili aj s tým súvisiace prevažne manuálne vybavovanie obchodnej agendy. Požiadavky na prepravu alebo uskladnenie plynu obchodní dispečeri prijímali vo forme faxu, ručne ich spracúvali, každú žiadosť o obchod overovali u partnerských prevádzkovateľov prepravnej siete a faxom upovedomovali zákazníka o prijatí jeho požiadavky.

Pri väčšom počte obchodov, zákazníkov, požiadaviek a regulatívov, ktoré vyplynuli z liberalizácie a regulácie, však už vypĺňanie tabuliek a manuálna kontrola všetkých rámcových zmluvných parametrov neboli vôbec fyzicky možné. Obchodovanie s prepravnými a skladovacími kapacitami by sa zdržiavalo, dispečeri by boli preťažení, zvyšovalo by sa riziko omylov a viazla by komunikácia so zákazníkmi. Navyše, merané dnešnými meradlami, transparentnosť takéhoto spôsobu obchodovania bola z pohľadu zákazníka prakticky nulová a flexibilita veľmi obmedzená. Na trhu, kde konkurencia neustále rastie, zákazníci sú sofistikovaní a znižovanie nákladov pri zachovaní ziskovosti je novou normou, si spoločnosti niečo také dovoliť nemohli.

Systémom k efektívnosti – pre dispečera aj zákazníka

Kľúčovým systémom, ktorý plynárenským spoločnostiam pomohol transformovať postupy vo svetle týchto zmien, je moderný elektronický obchodný dispečing, ktorý spojil dve dôležité funkcie: externý zákaznícky informačný systém a interný obchodný dispečing.

Komplexný zákaznícky informačný systém obsiahol online prístup k obchodným podmienkam a individuálne zákaznícke účty. Dnes si každý potenciálny zákazník napríklad jednoducho a okamžite vypočíta cenu zamýšľanej prepravy plynu s pomocou online cenovej kalkulačky. Predbežné potvrdenia svojich obchodných požiadaviek, prekontrolované automaticky sadou technických kontrol, dostane klient zo systému taktiež automaticky. Navyše, na svojom vlastnom zákazníckom účte na konci plynárenského dňa nájde sumár svojho denného obchodovania a môže sledovať históriu vykonaných obchodov.

Na druhej strane obchodný dispečer s pomocou elektronického dispečingu prešiel z výkonnej do dohľadovej a kontrolnej pozície. Softvér interného obchodného dispečingu totiž zautomatizoval väčšinu z viac ako dvoch desiatok kontrolných a obchodných procesov, ktoré je nutné pred prijatím akejkoľvek obchodnej požiadavky vykonať, a zintegroval ich do spoločného užívateľského rozhrania. Či obchod rešpektuje skutočný stav skladovacej kapacity, či sú dodržané parametre zmlúv jednotlivých zákazníkov, či je obchod realizovateľný z hľadiska sezónnych či technických požiadaviek, či prepravca plynu skutočne dodá toľko plynu koľko skladovacej kapacity si zákazník chce objednať, atď. To všetko systém preverí automaticky a správnosť údajov signalizuje vizuálne. Úlohou dispečera by teda malo byť dohliadať na prebiehajúce automatické procesy a pozornosť venovať tým výsledkom, ktoré softvér označí ako nesprávne. Ak totiž kdekoľvek v obchodnom procese nastane chyba, napríklad zákazník prekročí limit daný podmienkami jeho zmluvy, upozorní systém dispečera vizuálne, po uplynutí určitej doby aj zvukom. Pokračuje automatickým prepočtom vhodnej alternatívy s ohľadom na konkrétnu zmluvu i aktuálne skladovacie kapacity a dispečerovi ponúkne správny údaj, ktorý dispečer preverí a odsúhlasí odkliknutím. Systém takto ponúka obchodným dispečerom v skutočnom čase prehľad o stavoch všetkých obchodov a neustálymi automatickými kontrolami zaisťuje súlad s obchodnými podmienkami. Navyše, dispečerov v systéme môže pracovať súčasne niekoľko a všetci stále vidia len aktuálne čísla. Vďaka okamžitým upozorneniam na odchýlky ako aj automatickému správnemu prepočtu dokážu rýchlo obslúžiť veľké množstvo zákazníkov, flexibilne reagujú na odlišné požiadavky klientov, priebežne ich potvrdzujú, prípadne ponúkajú alternatívne riešenia.

Nový spôsob práce však otvára plynárenským spoločnostiam aj ďalšie príležitosti, napríklad pri tvorbe produktov, v komunikácii s partnermi alebo pri spracúvaní ďalších špecificky plynárenských operácií. Jedným z nových produktov, ktoré plynárenské spoločnosti vďaka novému systému zaviedli je napríklad tzv. DAY AHEAD, pomocou ktorého deň vopred zverejňujú stav obchodovateľných voľných kapacít, ktoré klienti môžu získať v predstihu za zvýhodnené tarify.

Stabilita a flexibilita

Elektronický obchodný dispečing pre plynárenské podniky si vyžaduje stabilnú nepretržitú prevádzku 24h denne a 365 dní v roku. Je preto postavený na overených technológiách a zabezpečený proti potenciálnym výpadkom. Navyše, jeho modularita umožňuje flexibilné dopĺňanie funkcionality a rozvoj podľa požiadaviek klienta. Keďže obchodní dispečeri bežne komunikujú so širokým portfóliom interných aj externých klientov, disponuje systém premyslenou komunikačnou štruktúrou. Informačný systém pozostáva z viacerých funkčných celkov – databáza, procesný a webový server a klientská aplikácia. Dispečeri používajú klientskú aplikáciu, verejnosť a zákazníci pristupujú cez web a externé informačné systémy komunikujú s pomocou komunikačných modulov s procesným serverom.

Článok vyšiel v časopise Infoware v čísle 6-7/2012 

Autor:

Ing. Katarína Brestovanská, MBA, YMS, a.s.