Elektronickú schránku prepojíme...

 

...s registratúrnym systémom pre jednoduchšiu prácu s dokumentmi

Informácie hýbu dnešným svetom. Ich počet neustále narastá, a to hlavne v elektronickej podobe. V YMS reagujeme pružne aj na tieto zmeny, a preto našim zákazníkom ponúkame systémy a služby, s ktorými efektívnejšie evidujú či archivujú dôležité dokumenty.

Registratúrny systém predstavuje systém vytvorený na evidenciu registratúrnych záznamov. Tím YMS ho už úspešne implementoval viacerým svojim zákazníkom. Používateľom poskytuje prehľadné a užívateľsky jednoduché rozhranie, vďaka čomu minimalizuje počet úkonov v procese prijatia, vytvorenia, evidencie a spracovania registratúrnych záznamov. Jej hlavným účelom je čo najefektívnejšie zaznamenávanie odoslanej a prijatej pošty tak, aby spoločnosti mali k dispozícii vždy aktuálne a potrebné informácie.

Druhým, no pomerne novým riešením z tejto kategórie je pre právnické osoby povinná elektronická schránka (e-schránka) zriadená na komunikáciu s orgánmi verejnej moci. „Obsah e-schránky tvoria právne záväzné dokumenty, ktoré musia byť súčasne evidované aj v registratúrnom systéme. Momentálne väčšina firiem prepisuje prijaté alebo odoslané úradné rozhodnutia ručne, nakoľko e-schránky nepodporujú automatické preposielanie elektronickej pošty. Existuje však spôsob ako tento proces zjednodušiť. Ide o možnosť dodatočnej integrácie e-schránky s registratúrnym systémom, a práve túto službu YMS ponúka,“ vysvetľuje dôvod prepojenia e-schránky s registratúrou Radovan Sunega, riaditeľ projektov výskumu a inovácií YMS.

Integrácia e-schránky a registratúry je možná dvoma spôsobmi. Buď ako čiastočné pripojenie, alebo úplné pripojenie s integračným zámerom. „Čiastočné pripojenie nevyžaduje žiadne zmluvné vzťahy, no prihlásenie je možné len cez elektronický občiansky preukaz štatutára. Úplné pripojenie, keď nie je potrebné overenie elektronickým dokladom, sa realizuje na základe dohody o integračnom zámere, ktorú schvaľuje Ústredný portál verejnej správy (ÚPVS) a Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby (NASES),“ popisuje v skratke spôsoby integrácie a ich hlavné rozdiely Tomáš Mišovič, biznis analytik YMS.

YMS poskytuje oba spôsoby integrácie, uprednostňuje však možnosť úplného prepojenia systémov. „Integrácia medzi registratúrou a elektronickou schránkou prebieha prostredníctvom modulu, ktorým disponuje nami poskytovaný systém pre správu registratúry. Zavedenie tohto riešenia odbremení spoločnosti od dodatočnej administratívy a výrazne im uľahčí proces elektronickej komunikácie s orgánmi verejnej moci,“ hovorí na záver o prínosoch integrácie Radovan Sunega.

 

Ilustračné foto: YMS a internet.