„Elektronizácia“ a „digitalizácia“ sa často používajú ako synonymá. majú však veľmi rozdielny význam. Spočíva v spôsobe, akým sa organizácie premieňajú z papierových na elektronické.
Digitalizácia prevedie existujúce postupy do elektronickej podoby, či už sú dobré alebo nie. Výsledkom je síce digitálny, ale stále rovnaký postup. A to väčšinou nestačí. bez auditu papierových postupov môže digitalizácia narobiť viac škody ako osohu. Čo bolo komplikované na papieri, bude rovnako komplikované aj v digitále.
Elektronizácia znamená omnoho viac. Je to hĺbkový pohľad na prácu organizácie. Dôkladná analýza toho, čo je potrebné a vynechanie neslúžiaceho. K slovu sa dostávajú tímy odborníkov – analytikov, ktorí celú organizáciu doslova „rozmenia na drobné“. Zachovajú len to, čo je podstatné a poskladajú nový model organizácie. Výsledkom elektronizácie je tak úplne nový, lepší a rýchlejší spôsob práce celej organizácie.
Kľúčom je dobrá technológia a skúsený tím
Aby však bola elektronizácia úspešná, potrebujeme kvalitnú technológiu, postupné napredovanie a hĺbkovú spoluprácu všetkých. A samozrejme, agilný, flexibilný postup. Čo to všetko znamená?
Technológia sa všeobecne nazýva „agendový systém“. Špecifický softvér, ktorý doslova „vystavia“ elektronickú organizáciu. Teda vytvorí obsah práce v digitálnej podobe. Ako budú vyzerať elektronické procesy, ako dokumenty, kde sa budú ukladať, kto s nimi bude pracovať, ako sa budú meniť a schvaľovať. Namiesto excelových tabuliek sa pripravia databázy s číselníkmi a registrami, ktoré budú k dispozícii všetkým podľa oprávnení a budú vďaka prepojeniam neustále aktuálne.
Postupné napredovanie je dôležité hlavne pri veľkých organizáciách s mnohými zodpovednosťami. Organizáciu treba rozobrať na logické celky a každý jeden celok analyzovať. Spýtať sa otázky typu: „Akú pridanú hodnotu prináša tento úkon? Ako sa dostať k výsledku s čo najmenším počtom krokov?“ Až potom sa navrhnú pracovné postupy bez zdržaní, čo najprehľadnejšie a najjednoduchšie.
Hĺbková spolupráca na všetkých úrovniach organizácie robí z elektronizácie partnerský projekt. Technologickí a procesní analytici musia byť profesionálni a skúsení, aby spolu s internými odborníkmi vedeli organizáciu rozobrať a znovu poskladať do čo najlepšie fungujúceho celku.
„Agilný“, teda svižný, flexibilný je spôsob práce. Kým skupina analytikov rozoberá jeden celok, tím programátorov kóduje druhý a klient skúša tretí, už navrhnutý celok. Odborníci na obidvoch stranách pracujú nepretržite a opätovne testujú, hodnotia a vylepšujú každý jeden celok dovtedy, kým s ním nie je klient spokojný.
Elektronický formulár – špička ľadovca
Väčšina z nás pozná elektronické služby ako webové formuláre na vybavenie úkonov z pohodlia domova či kancelárie, bez potreby osobne navštevovať úrady. Prípadne ako elektronickú schránku, ktorá zjednodušila prácu s oficiálnymi dokumentmi.
Tieto služby sú však len špičkou ľadovca. Pod nimi sú komplexné systémy, s ktorými pracujú zamestnanci úradov a integračné služby, ktoré jednotlivé systémy spájajú a odbúravajú tak opakujúce sa vyžiadavanie rovnakých dát.
Čo teda „leží“ pod elektronickým formulárom?
1. Modelovanie pracovných a schvaľovacích procesov: Zmeny v postupoch práce alebo v legislatíve sa nedajú predvídať. Preto musí mať agendový systém intuitívny editačný systém (backend), v ktorom si klient ako správca systému kedykoľvek samostatne mení pracovné alebo schvaľovacie postupy v celej elektronickej agende.
2. Vlastné elektronické služby. Rovnako by klient mal mať možnosť flexibilne od základov tvoriť rôzne typy nových formulárov, kombinovať ich do celkov elektronických služieb a prispôsobovať „za pochodu“ meniacim sa požiadavkám.
3. Práca s mapou. Veľa dát má aj polohu v priestore, ako budovy, infraštruktúra či pohybujúce sa vozidlá. Na rýchle a prehľadné rozhodovanie je preto dôležitá aj lokalizácia na mape a popis dát cez mapu.
4. Automatizácia. Mnohé procesy sa dajú vykonať úplne bez zásahu človeka a systém poskytne len upozornenie, že sa úkon vykonal. Sú systémy, ktoré fungujú skoro úplne automaticky.
5. Intuitívnosť. cieľom elektronizácie je dostupnosť služieb kdekoľvek a kedykoľvek. Intuitívny dizajn a ľahkosť používania na rôznych platformách a mobilných zariadeniach je kľúčová.
Nejde len o pohodlie
Elektronická agenda v organizácii neslúži len na „pohodlie“ pri vybavovaní. Vyrieši problémy s nedostatočným manažérskym prehľadom o priebehu a výsledkoch práce, so zložitými procesmi, neprepojenými systémami, nedostatočnou internou aj externou komunikáciou, zdĺhavými schvaľovacími či kontrolnými procesmi aj bujným papierovaním.
Zjednoduší prácu celej organizácie. pracovné postupy sa prehodnotia. mnohé sa prepracujú a neslúžiace sa zrušia.
Odbúra papierovanie a zníži manuálnu chybovosť. Eliminuje sa väčšina papierovej dokumentácie aj chýb, ktoré sa pri vypĺňaní častejšie vyskytujú.
Automatizuje veľkú časť činností. Mnohé procesy sa uskutočnia bez zásahu človeka, len s e-mailovými notifikáciami.
Informácie sú stále k dispozícii. Všetci majú prístup k informáciám kdekoľvek, kedykoľvek a na všetkých zariadeniach s internetom.
Umožní benchmarking. systém eviduje presné časy vykonania pracovných úkonov. Manažment organizácie tak dokáže vyhodnocovať efektivitu práce zamestnancov.
Urobí úkony dohľadateľnými. Evidencia všetkých úkonov poskytne prehľad o tom, kto a kedy činnosť vykonal. Postup tak možno dokladovať aj po mnohých rokoch.
Zrýchli procesy. Zamestnanci nie sú závislí od prítomnosti na pracovisku a klienti sa nemusia osobne dostaviť.
Eliminuje zdržania. Automatické notifikácie upozornia všetky strany na potrebu vykonania ďalšieho kroku.
Prepojenie na ďalšie systémy. Systém sa prepojí na ostatné systémy, na štátne systémy a systémy tretích strán tak, aby všetko potrebné bolo prepojené.
